市政府集中采购中心、各市级政府采购代理机构:

根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)等法律法规规章。为引导集中采购中心、政府采购代理机构建立健全内部管理制度,加强执业质量控制,防控政府采购活动风险,促进我市政府采购市场健康发展。现将《苏州市级政府采购代理机构执业质量控制指南(第一版)》印发给你们,请在制定完善内部质量控制制度时参考使用。如有建议可及时反馈,以便我们进一步完善本指南。

联系人:施思

联系电话:68616620

政府采购监管处

2020年12月25日

附件:《苏州市级政府采购代理机构执业质量控制指南(第一版)》

附件:

苏州市级政府采购代理机构

执业质量控制指南

(第一版)

第一章 总则

第一条 为提高市集中采购中心、市级政府采购代理机构(以下统称“采购代理机构”)执业质量,制定本指南。

第二条 集中采购中心是指在本市设立的集中采购机构。

政府采购代理机构是指集中采购机构以外、受市级采购人委托,从事政府采购代理业务的社会中介机构。

第三条 本指南适用于采购代理机构代理政府采购业务的执业质量控制。

第四条 本指南所指执业质量控制的主要目标,是指在政府采购活动中,采购代理机构从业人员能够遵守法律法规规章和职业道德,具有胜任岗位的专业技术能力,代理过程和代理结果符合相关法律法规规章要求,体现公开、公平、公正和诚实信用的政府采购原则。

第五条 本指南所指执业质量控制的主要内容,是指建立和运行采购代理机构内部质量控制制度。内部质量控制制度主要包括为实现质量控制主要目标而制定的有关控制措施,以及为执行控制措施而设定的必要程序,包括但不限于以下的主要要素:

(一)责任承担;

(二)职业道德;

(三)接受业务;

(四)业务执行;

(五)有效性检查。

第六条 采购代理机构应当采用风险导向方法,将控制措施和程序形成书面文件,制定和完善内部质量控制制度,并在政府采购代理业务中贯彻执行。内部质量控制制度应当不断完善和优化,实行定期更新和动态调整。

第七条 本指南所指主要负责人是指采购代理机构管理层主要领导,项目经理是指具体负责某个政府采购项目代理业务执行,并代表采购代理机构在有关合同、协议或报告上签字的具体负责人员。

项目组是指执行某个政府采购代理业务的项目经理和其他从业人员,但不包括外部专家,也不包括质量复核人员。

第八条 本指南所指质量复核是指在采购文件正式提交采购人或正式上网之前,以及作出质疑答复之前,质量复核人员对采购文件、质疑答复等材料作出的客观评价。

第二章 责任承担

第九条 采购代理机构应当制定措施和程序,要求项目经理和其他从业人员都对其执业质量承担责任,并要求主要负责人对内部质量控制制度承担最终责任。

第十条 采购代理机构管理层应当以身作则,通过行动示范和信息传达,强调执业质量控制的重要性,要求从业人员按照法律法规规章和职业道德规范从事政府采购代理业务。

第十一条 采购代理机构管理层应当将执业质量摆在突出位置,包括但不限于以下措施实现执业质量控制主要目标:

(一)合理确定管理责任,从事政府采购代理业务的社会中介机构应当避免重商业利益轻执业质量;

(二)建立以提高执业质量为导向的业绩评价、薪酬及晋升制度;

(三)投入足够的资源制定、执行、检查内部质量控制制度。

第三章 职业道德

第十二条 采购代理机构应当制定措施和程序,以最大程度保证采购代理机构及其从业人员遵守职业道德。

第十三条 采购代理机构从业人员都应当充分了解职业道德要求,并严格按照这些职业道德要求履行职责。

政府采购代理业务职业道德要求采购代理机构及其从业人员恪守公平、公正和诚实信用原则,保持能够胜任项目要求的专业技术能力,对执业过程中获知的相关信息予以保密,遵守廉洁自律和回避制度。

第十四条 采购代理机构从业人员应当保持相对独立性,在服务采购人的同时,应当就采购过程中出现的问题作出独立判断,必要时应当及时传达至管理层,以解决问题、防范风险。

第四章 接受业务

第十五条 采购代理机构应当制定措施和程序,接受采购人委托业务时充分考虑但不限于以下因素:

(一)该业务所属政府采购品目分类、集中采购目录范围;

(二)执行该代理业务是否有足够的资源配备,从业人员是否能胜任相关专业知识要求。

第十六条 采购代理机构在接受业务过程中,应当采取但不限于以下措施控制风险:

(一)合理调配满足该业务要求的资源,包括胜任相关专业知识要求的人员;

(二)引入第三方专业咨询机构或外部专家,在该项目实施过程中提供专业咨询或复核。

第十七条 采购代理机构接受采购人委托业务时,应在委托活动开始前与采购人签订委托代理协议,确定委托代理事项,约定双方权利义务。采购代理机构应按委托代理协议履行义务,不超越代理权限。

第五章 业务执行

第十八条 采购代理机构应当制定措施和程序,在政府采购项目代理业务执行过程中设定以下质量目标:

(一)项目组能够了解并履行与业务执行相关的责任;

(二)项目组能够恰当运用职业判断和专业知识;

(三)项目组能够按照政府采购有关法律法规规定和程序执行代理业务;

(四)项目组对困难或有争议事项进行了咨询(包括外部专家咨询),并按照达成的一致意见执行;

(五)项目组内部、项目组与质量复核人员之间、采购代理机构与采购人之间存在的意见分歧,能够得到充分关注并予以解决;

(六)有关代理业务执业过程资料能够得到及时整理,并按照有关规定妥善保存和维护。

第十九条 采购代理机构应当制定内部质量复核措施和程序,对内部质量复核的管理层级、业务范围、执行要求,以及质量复核的记录要求作出规定。

第二十条 采购代理机构应当制定意见分歧解决的措施和程序,包括但不限于以下方面:

(一)要求质量复核人员复核并评价项目组是否已经妥善解决意见分歧。项目组应当记录意见分歧的解决过程和结论,质量复核人员就意见分歧的复核也应当记录;

(二)采购代理机构发现采购人的采购需求存在以不合理条件对供应商实行差别待遇、歧视待遇或者其他其他违法行为的,应当建议其改正,拒不改正的应当予以记录。

第二十一条 采购文件、质疑答复等正式出具前,应当经项目经理、质量复核人员复核确认并签章,确保其内容、格式符合相关规定。

第二十二条 采购代理机构在制定内部质量控制制度中,应当重点关注以下环节:

(一)依法编制采购文件。与采购人就采购需求进行充分沟通,协助做好市场调研、意见征集、专家论证等工作,合理确定采购方式,合法合规编制采购文件;

(二)有序组织评审工作。与采购人共同维护好评审秩序,细化评审现场工作规范和流程措施,对评审过程中出现的各类情况要做好预案,提升应急处置能力;

(三)规范发布采购信息。建立信息公告管理制度,严格按照公告格式进行发布,重要环节和内容采用复核机制,做到严格把关、及时发布、程序规范、合法合规;

(四)做好询问质疑答复。在委托授权范围内的事项作出及时作出询问和质疑答复,涉及采购需求调整的,及时与采购人沟通和确认,对确存在违反法规的问题,及时予以纠正;

(五)协助做好履约验收。在委托授权范围内,协助采购人组织对供应商履约验收,验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任;

(六)保管使用采购档案。设置采购档案保管制度,运用信息化手段,做好档案的接收、移交、查阅等工作,按照委托代理协议要求,及时向采购单位移交完整的档案资料;

(七)组织员工学习培训。建立定期培训制度,针对新入职人员、重要部门和重点岗位人员实行分类培训制度,确保从业人员能够及时熟悉政府采购和相关行业法律制度。

第六章 有效性检查

第二十三条 采购代理机构管理层应当对内部质量管理制度进行有效性检查,检查至少每年进行一次。检查结论应当为其中一项:

(一)内部质量控制制度能够保证采购代理机构设定的质量目标得以实现;

(二)内部质量控制制度的建立和运行存在缺陷,但不具有广泛影响,除此之外,内部质量控制制度能够保证质量目标得以实现。

(三)内部质量控制制度不能合理保证质量控制目标得以实现。

第二十四条 如果有效性检查得出本指南第二十三条第(二)项或第(三)项结论,采购代理机构应当采购以下措施:

(一)与各项目组以及在内部质量控制制度中承担相关责任的其他人员就与其责任相关的事项进行沟通,查找出现问题的原因;

(二)立即启动内部质量控制制度整改,修订内部质量控制制度所依赖的有关措施和程序,确保质量控制目标得以实现。

第二十五条 采购代理机构对业务执行过程中发现制度遗漏事项或缺陷,应当及时启动内部质量控制制度整改。

关于印发《苏州市级政府采购代理机构执业质量控制指南(第一版)》的通知.docx